Dokumenttien toimittaminen kirjaamoon

Asiointi Oulun yliopiston kirjaamossa

Kirjaamossa voi asioida aukioloaikana kello 10:00 - 14:00. Muina aikoina asiakirjat voi toimittaa hallintopalveluiden virastomestareille yliopiston päärakennuksen alakertaan tai yliopiston keskusaulan virastomestaripisteeseen. Asiakirjat voi myös jättää kirjaamon postilaatikkoon (kirjaamon ovessa).  Yhteystiedot

Yleisimmät asiointitavat ovat edelleen henkilökohtainen käynti kirjaamossa ja asiakirjojen lähettäminen postissa. Tiedusteluja ja mm. asiakirjatilauksia voi tehdä myös puhelimella, faksilla ja sähköpostilla.

 

Asiakirjojen toimittaminen kirjaamoon

Asiakirjoja voi toimittaa kirjaamoon joko viemällä ne henkilökohtaisesti, toisen henkilön välityksellä, yliopiston sisäisessä postissa tai lähettämällä ne postissa.

Asiakirjojen lähettäminen postissa tapahtuu lähettäjän vastuulla. Jos asiakirja on toimitettava kirjaamoon tietyssä määräajassa (esimerkiksi toimenhaut), on postin käyttämisessä muistettava, että asiakirjan tulee olla perillä viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen ilmoitetun ajan päättymistä.

 

Asiakirjojen toimittaminen sähköisesti kirjaamoon

Hakemus, vastaus ja muu asiakirja saadaan toimittaa kirjaamoon edellä mainittujen perinteisten tapojen lisäksi myös lähettämällä se  sähköpostina tai faksina. Lähettämisestä ns. sähköisenä viestinä on tarkemmat säännökset sähköisestä viranomaisasioinnista annetussa laissa (13/2003)
http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030013

Faksina tai sähköpostina lähettäminen tapahtuu lähettäjän vastuulla. Määräajassa toimitettava asiakirja on lähetettävä ennen määräajan päättymistä kirjaamoon siten, että asiakirja on yliopiston kirjaamon henkilöstön käytettävissä vastaanottolaitteessa.

Asiakirja katsotaan saapuneeksi, jos yliopiston kirjaamon henkilöstö pystyy teknisesti käsittelemään asiakirjaa. Asiakirjaa, jonka lähettäjää ei saada selville ja jonka sisältöä ei muutoinkaan pystytä avaamaan, ei katsota saapuneeksi.

Sähköisesti saapunutta asiakirjaa ei  lain mukaan tarvitse täydentää vain allekirjoituksen saamiseksi, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiassa ole muutoin syytä epäillä lähettäjän henkilöllisyyttä tai sitä, että viestin sisältö on muuttunut sähköisen asiointitapahtuman aikana.

Jos yliopiston kirjaamon henkilöstön käyttämä sähköinen järjestelmä on epäkunnossa tai poissa käytöstä taikka selvitystä asiakirjan saapumisajankohdasta ei muusta vastaavasta syystä voida saada, sähköisen asiakirjan saapumisajankohdaksi määritellään asiakirjan lähettämisajankohta. Lähettämisajankohdan määrittäminen saapumisajankohdaksi edellyttää, että lähettämisajankohdasta esitetään luotettava selvitys.

Oulun yliopiston käytössä ei ole sähköisen allekirjoituksen tekniikkaa.

Kirjaamoon voi lähettää myös asiakirjoja tai yksittäisiä asioita koskevia kyselyjä sähköpostitse osoitteeseen: kirjaamo (at) oulu.fi. Kirjaamo lukee sähköpostit ja ohjaa ne tarvittaessa asiasta vastaaville henkilöille.

Suositus sähköpostin liitetiedostoista

Jos asiakirja halutaan lähettää sähköpostiviestin liitetiedostona, tulee liitetiedosto tallentaa Word-, rtf-, HTML- tai pdf -tallennusmuotoon. Jos lähettäjä käyttää liitetiedostossa muuta tallennusmuotoa, ei voida taata, että liitetiedostona lähetetty asiakirja on luettavissa yliopistossa käytössä olevilla ohjelmilla.

 

Tietojen julkisuus ja tiedon löytäminen

Viranomaistoiminnassa käytettävät asiakirjat ja niiden tiedot ovat julkisia, elleivät ne lain mukaan ole salassa pidettäviä. Tyypillinen esimerkki salassa pidettävästä asiakirjasta on sellainen, joka sisältää tietoja toisen henkilön terveydentilasta tai tutkimus- tai liikesalaisuuksista.

Asiakirjaa pyydetään siltä henkilöltä, joka käsittelee tai on käsitellyt asian. Yliopiston henkilöstö auttaa tiedon pyytäjää eri hakemistojen avulla löytämään asian, johon asiakirja liittyy.

Asiakirjan löydyttyä yliopiston henkilöstöön kuuluva tutkii, voidaanko se antaa vai onko se pidettävä salassa. Tästä ratkaisusta voi valittaa.

Viimeksi päivitetty: 29.6.2017